Belgelendirme Prensipleri

GCNTURK olarak başta Türkiye olmak üzere Avrupa, Ortadoğu, Orta Asya, Çin, Hindistan, Uzakdoğu, Afrika’da hizmet vermekteyiz.

  1. Belgelendirme Tetkiki

Belgelendirme süreci kuruluştan alınan başvuru ile başlar. Başvuru formuna istinaden tetkik programı hazırlanır.

Tetkik programı; iki aşamalı bir başlangıç tetkiki, birinci ve ikinci yıllarda gözetim tetkiklerini ve belgenin geçerliliğini doldurmadan öncesi üçüncü yılda yeniden belgelendirme tetkikini kapsamalıdır. Üç yıllık belgelendirme çevrimi, belgelendirme veya yeniden belgelendirme kararıyla başlar.

Aşama 1 Tetkiki

Aşama 1 tetkikinin yapılmasının amacı; Firma kapsamının ve proses akışının yerinde doğrulanması, lokasyonun ve sahaya özgü koşulların değerlendirilmesi, uygunluk, yasal şartlar ve düzenleyici unsurlarla ilgili kapsam, prosesler, lokasyonlara göre ihtiyaç duyulan bilgilerin toplanması, altyapı ve proses şartları ile ilgili tanımlamaların incelenmesi, iç tetkik ve YGG’nin etkili bir şekilde planlanmakta ve yerine getirilmekte olup olmadığının ve yönetim sisteminin uygulama seviyesinin, müşteri kuruluşun aşama 2 tetkiki için hazır olup olmadığının değerlendirilmesi, etkinliğinin kontrol edilmesi, gidecek denetçilerin firma kapsamına göre kontrolünün yapılması, firmanın sistem kurulumu mantığının standarda uygunluğunun gözden geçirilmesi, aşama 2 kaynaklarının sağlanmasını gözden geçirmek ve müşteri kuruluş ile aşama 2 tetkikinin detaylarını görüşmek, başvuran kuruluşun prosesleri ve yönetim sisteminin yeterli kavramasının teminiyle aşama 2 tetkikinin planlanmasına odaklanılmasının sağlanmasıdır.

Aşama 2 Tetkiki

Aşama 2 tetkiki, ilgili standart ve sistem dokümanlarına uygunluğu tespit etmek ve firmanın yönetim sisteminin belge alıp alamayacağının belirlenmesi amacı ile referans standardın tüm maddelerinin uygulamalarının incelendiği bir tetkiktir.

Aşama 2 tetkiklerinde, firmanın yönetim sisteminin belgelendirilmesi amacıyla başvurduğu kapsamdaki tüm faaliyetler ve bunlarla ilgili referans standart maddelerine istinaden kayıtları üzerinde inceleme yapılır.

Firma, belgelendirme tetkiki gerçekleştirilmeden önce asgari olarak, sistemin işletildiğine dair kayıtlar ile iç tetkiklerin ve yönetim gözden geçirmelerin yapılmış olduğuna dair kayıtları tutmalıdır.

  1. Gözetim Tetkiki

Gözetim tetkikleri, belgeli firmanın yönetim sisteminin belge alış tarihi temel alınarak, en az yılda bir kez incelenmesidir. Gözetim tetkiki tarihi ilk belgelendirmeyi takip eden ilk gözetim tetkikinin tarihi, ilk tetkikin aşama 2’sinin sonuna göre programlanmalıdır.

Gözetim tetkikleri, firmanın yönetim sisteminin tümünü veya bölümlerini kapsayabilir.

Gözetim tetkiki, tüm tetkiki içermek zorunda değildir. En az şunları içermelidir;

  • İç tetkik ve YGG
  • Önceki tetkiklerde tespit edilen uygunsuzluklara ilişkin yapılan faaliyetlerin gözden geçirilmesi
  • Şikayetlerin ele alınması ve konu ile ilgili yapılan faaliyetler
  • Müşterinin amaçları bakımından sistemin etkinliği
  • Sürekli iyileştirmede amaçlanan planlı faaliyetlerdeki gelişmeler
  • Sürdürülen operasyonel kontrol
  • Sistemdeki her değişikliğin kontrolü
  • Marka kullanımı / belgelendirmeye yapılan atıflar
  1. Belge Yenileme

Belgelerin geçerlilik süresi 1 yıldır. Belgenin son geçerlilik tarihinden en erken 1 ay önce, en geç 6 ay sonra yapılan başvurularda, ayrıca inceleme yapılmadan ilgili standardın/kriterin yürürlük durumu, ilgili Bakanlık tarafından zorunlu uygulamada tutulup tutulmadığı ilgili Direktif Yöneticisi tarafından ve kuruluşun borcu olup olmadığı Muhasebe Şefliği tarafından incelenerek değerlendirilir ve değerlendirme sonucuna göre belge yenileme işlemi yapılarak belge veriliş tarihi itibarıyla, belge yenilenir. Belge, belirlenen süre içerisinde yenilenmediği takdirde sözleşme fesih edilir.

Belge Sahibinin mevcut ürün belgesine esas teşkil eden GCN TURK’ün belgelendirme şartlarında bir değişiklik söz konusu olduğunda, Belge Sahibinin talebi halinde, eski şartların yürürlükten kalkış süresi içinde olmak kaydıyla belge yenilenir. Bu durumda belgenin geçerlilik süresi, eski şartların yürürlükten kalkış süresi ile sınırlıdır.

Uluslararası anlaşmalar çerçevesinde düzenlenen belgelerin geçerlilik süreleri bu anlaşmalarda belirtilen süreler kadardır. Belgeyle ilgili anlaşma çerçevesinde bu konuda bir hüküm yoksa GCN TURK tarafından belirlenen süreler uygulanır.

Belge yenileme işleminin yapılabilmesi için kuruluşun Belgelendirme Müdürlüğü’ne karşı olan mali yükümlülüklerini yerine getirmiş olması gerekir.

  1. Belgenin Askıya Alınması

Belge aşağıdaki şartların oluşması durumunda, Belgelendirme Komitesi kararı ile altı (6) ayı aşmamak kaydı ile askıya alınır:

  • Firmanın Talebi;
  • Gerçekleştirilen denetimlerde majör uygunsuzluklar bulunması sonucu,
  • Denetimlerde tespit edilen minör – majör uygunsuzlukların, belirlenmiş sürelerde giderilmemesi,
  • Firmanın sözleşme metnindeki yükümlülükleri, belgenin iptalini gerektirmeyecek ölçüde ihlal etmesi,
  • Belgelendirme kapsamında yer alan ürün/hizmete ilişkin, ilgili standart dışında uygulanması gereken yasal yaptırımların yerine getirilmediğinin tespiti,
  • Firmanın talebi ile grev, lokavt, reorganizasyon, tabii afetler, hammadde darlığı, sipariş alamama, tesis adresindeki değişiklikten dolayı faaliyete ara verilmesi veya benzeri sebeplerden dolayı firmanın üretimini/hizmetini durdurması,
  • Firmanın, gözetim denetimi tarihini sürekli erteleme talebinde bulunması,
  • Belgelendirme kurallarına uyulmaması,
  • Belge ve logonun yanlış kullanımı,
  • Belge veya denetim ücretlerinin ödenmemesi.

Kapsamın bir kısmı için sistem şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterildiğinde, GCN TURK müşterisinin belgelendirme kapsamını şartları karşılanmayan kısmı dışarıda olacak şekilde daraltır.

Belgenin askıya alınması kararı, Belgelendirme Komitesi tarafından alınır. Belgenin askıya alındığı, ilgili firmaya yazılı olarak bildirilir. GCN TURK gerekli gördüğünde, askıya alma süresini, Belgelendirme Komitesi kararıyla bir defa daha ve en çok 3 ay uzatabilir. Askıya alma süresince belgelendirilmiş firma tanıtım materyallerinde ve reklamlarında yanlış bilgilendirme yapamaz.

Belgesi askıya alınan firmalar, askıya alma gerekçelerinin ortadan kaldırıldığını yazılı olarak GCN TURK’e bildirmeleri durumunda, askıya alma işlemi kaldırılır. Askıya alınan firmalar www.gcnturk.com adresinde yayımlanır.

Askıya alma gerekçesinin ortadan kaldırıldığının teyidi amacı ile firmada bir denetim gerçekleştirilir.

Askıya alma işlemi sonuçları;

  • Belge geçici olarak geçersizdir.
  • Müşteri belgelendirme statüsünü afişe etmekten imtina etmelidir.
  • Askıya alınma hali kamuya açılır / kamu tarafından ulaşılabilir bir bilgidir.
  • Belgelendirme kuruluşu sözleşme çerçevesinde uygun gördüğü diğer bütün tedbirleri alabilir.

Belgelendirme kuruluşu sözleşme çerçevesinde uygun gördüğü diğer bütün tedbirleri alabilir.

Askı halinin kaldırılması kapsamında gerçekleştirilen denetimin tipi, kapsamı ve süresi, belgeyi askıya alma gerekçesine bağlı olarak belirlenir.

Denetim sonunda uygunluğu doğrulanan firmanın belgesinin askı hali kaldırılır. Askıya alınma gerekçeleri ortadan kaldırılmadığı durumda, belgenin iptali yoluna gidilir.

Verilen süre içerisinde sorunların çözümlenmesindeki başarısızlık belgelendirmenin geri çekilmesi veya daraltılmasıyla sonuçlanmalıdır.

Belgenin askı halinin kaldırılması firmaya yazılı olarak bildirilir.

  1. Belgenin İptal Edilmesi

Aşağıdaki hallerde belgenin iptal edilmesi kararı alınmaktadır:

  • Verilen askı süresi sonuna kadar Firmanın tetkikin gerçekleştirilmesine müsaade etmemesi,
  • Askı halinin kaldırılması için gerçekleştirilen faaliyetlerde (tetkik, doküman inceleme vb) Firmanın uygunsuzluklarını öngörülen sürelerde kapatmaması,
  • Firmanın iflası veya belge kapsamındaki faaliyete son vermesi,
  • Firmanın Yönetim Sistemi Belgesi kapsamında belirtilen ürün veya hizmetten farklı alanlarda kullanması,
  • Firmanın tetkikler sırasında eksik ve yanıltıcı bilgi vermesi,
  • Belgenin yanıltıcı ve haksız kullanımı,
  • GCN TURK tarafından tahakkuk ettirilen ücretlerin, fatura edilmesini takip eden 30 gün içerisinde ödenmemesi,
  • Belgenin geçerlilik süresi içinde, yapılan tetkiklerde Firmanın yönetim sisteminin uygunluğunu tamamen yitirdiğinin tespit edilmesi,
  • Firmanın askıya alma şartlarını kabul etmemesi,
  • Firmanın askıya alma gerekçelerini ortadan kaldırmaması,
  • Firmanın, askı süresi sonunda takip denetimi yapılabilmesi için teyit vermemesi,
  • Firmanın belgede belirtilen tesis adresinde bulunmaması,
  • Firmaya ait tüzel kişiliğin değişmesi,
  • Firmanın belge ve ekleri üzerinde tahrifat yapması ,
  • Herhangi bir sebepten dolayı Firmanın, GCN TURK tarafından bildirilen gözetim tetkik tarihini süre belirtilmeksizin erteleme talebinde bulunması veya gözetim tetkikinin iptali talebinde bulunması,
  • Firma talebi ile GCN TURK’e yazılı olarak bildirilmesi halinde.
  • Firmanın, gözetim denetimini kabul etmemesi,

Belgenin iptalini takiben bir ay içerisinde firmanın, logonun her tür yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi takdirde GCN TURK;

  • Konuyu ilgili akreditasyon kuruluşu ile diğer belgelendirme firmalarına duyurur,
  • Firmanın belgeyi, sözleşme kurallarını ihlal etmek suretiyle illegal olarak kullandığını, çeşitli yayın organlarında duyurur,
  • Bu yüzden oluşacak maddi ve manevi zararların giderilmesi için yasal yollara başvurur.

Ayrıca firmanın belge yenileme talebinde bulunmaması, belge kapsamındaki ürün üretimi/hizmet sunumunun durdurulması veya kuruluşun kapanması durumunda belge iptal edilerek, kamuoyuna duyurulur.

  1. Kapsam Daraltma

Firma  belgelendirme kapsamının bir kısmı için belgelendirme şartlarını karşılamada devamlı veya ciddi başarısızlık gösterdiğinde, belgelendirme kuruluşu müşterinin belgelendirme kapsamını şartları karşılanmayan kısmı dışarıda tutacak şekilde daraltılır. Bu tip bir daraltma belgelendirme için kullanılan standardın şartları ile uyumlu olmalıdır. .

Talep olduğunda GCN TURK müşterisinin askıya alınan, geri çekilen veya kapsamı daraltılan belgelendirme durumunu doğru olarak beyan edecektir.

  1. Adres Değişikliği Denetimi :

Kuruluşun adresinin değişmesi durumunda; referans standardın ilgili maddelerinin uygulamalarının yerine getirilememesi durumunda belge askıya alınabilir.

Belge Yenileme,

Belgelerin geçerlilik süresi 1 yıldır. Belgenin son geçerlilik tarihinden en erken 1 ay önce, en geç 6 ay sonra yapılan başvurularda, ayrıca inceleme yapılmadan ilgili standardın/kriterin yürürlük durumu, ilgili Bakanlık tarafından zorunlu uygulamada tutulup tutulmadığı ilgili Direktif Yöneticisi tarafından ve kuruluşun borcu olup olmadığı Muhasebe Şefliği tarafından incelenerek değerlendirilir ve değerlendirme sonucuna göre belge yenileme işlemi yapılarak belge veriliş tarihi itibarıyla, belge yenilenir. Belge, belirlenen süre içerisinde yenilenmediği takdirde sözleşme fesih edilir.

Belge Sahibinin mevcut ürün belgesine esas teşkil eden GCN TURK’ün belgelendirme şartlarında bir değişiklik söz konusu olduğunda, Belge Sahibinin talebi halinde, eski şartların yürürlükten kalkış süresi içinde olmak kaydıyla belge yenilenir. Bu durumda belgenin geçerlilik süresi, eski şartların yürürlükten kalkış süresi ile sınırlıdır.

Uluslararası anlaşmalar çerçevesinde düzenlenen belgelerin geçerlilik süreleri bu anlaşmalarda belirtilen süreler kadardır. Belgeyle ilgili anlaşma çerçevesinde bu konuda bir hüküm yoksa GCN TURK tarafından belirlenen süreler uygulanır.

Belge yenileme işleminin yapılabilmesi için kuruluşun Belgelendirme Müdürlüğü’ne karşı olan mali yükümlülüklerini yerine getirmiş olması gerekir.

  1. Belge Devri

Belge sahibi kuruluş, her ne sebeple olursa olsun belge ve marka kullanma hakkını başka bir gerçek veya tüzel kişiye devredemez. Ancak, aynı şirketler grubu içinde yer alan veya aynı ortaklık yapısına sahip iki şirket arasında, her iki şirketin ortaklar kurulu kararı ile başvuru yapılması ve üretim yerinde hiçbir değişiklik olmaması şartlarıyla, Belgelendirme Komitesi/Komisyonu kararı ile belge devri yapılabilir.

Başvuru Talep Formu